Wij houden ons aan de AVG

Voor maximale bescherming van persoonlijke informatie van jou en je medewerkers

Q-Vend B.V. verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Wij gebruiken bepaalde woorden in dit privacy statement. Hieronder lees je wat wij met de belangrijkste begrippen bedoelen:

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Bijvoorbeeld je naam en email adres.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.

Van wie verwerkt Q-Vend persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• klanten;
• mensen van bedrijven die interesse tonen in onze producten en diensten;
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waarmee wij een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad.

Belangrijk: als jouw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers of Uiteindelijk Belanghebbende(n), (ook wel ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’ of UBO genoemd) aan ons doorgeeft, ben je verplicht om deze medewerkers of UBO hierover te informeren. Je kunt een link naar dit privacystatement aan hen sturen. Deze medewerkers of UBO kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Q-Vend heeft één vestiging die persoonsgegevens gebruikt en dus verwerkt:

Q-Vend B.V. in Ridderkerk, Nederland

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

1. We hebben de gegevens nodig om een relatie met je aan te kunnen gaan. Zo kunnen we bijvoorbeeld relevantere informatie sturen als we weten in welke branche jij en je organisatie werkzaam zijn.

2. We willen een relatie graag goed onderhouden en opdrachten voor je kunnen uitvoeren. Met je persoonsgegevens kunnen we contact blijven onderhouden. Om bijvoorbeeld een factuur te kunnen sturen is het nodig om over de naam van een contactpersoon te kunnen beschikken.

3. We willen onze producten en diensten voortdurend verbeteren. Daarom stellen we regelmatig vragen aan onze relaties. Het is dan van belang te weten aan wie en daarmee welk soort organisatie wij passende vragen kunnen stellen.

4. Voor promotie- en marketingdoeleinden. Zo kunnen we je relevante informatie sturen over nieuwe ontwikkelingen en beter inspelen op je wensen. Hiervoor vragen we overigens altijd toestemming aan je (overeenkomstig de Telecom wet).

5. Voor archiefdoeleinden. Ook al hebben we geen actuele relatie meer, dan gebruiken we de gegevens graag voor wetenschappelijke, historische of statistische doeleinden.

Hoe gaat Q-Vend met de gegevens om?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Binnen Q-Vend kunnen je persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier, gelet op hun functie, toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Soms schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt of een email personaliseert. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij je persoonsgegevens hebben verwerkt. Bijvoorbeeld voor promotie- en marketingdoeleinden. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

Je persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die wij inschakelen bij onze bedrijfsvoering of de uitvoering van onze diensten. Bijvoorbeeld bij het beheerproces van onze debiteuren. De persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Persoonsgegevens worden door Q-Vend niet verkocht of verhuurd.

Welke regels gelden er voor Q-Vend bij de verwerking van persoonsgegevens?

Voor de doeleinden die Q-Vend nastreeft houden wij ons aan de volgende, van kracht zijnde, wettelijke bepalingen:

• De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
• De Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG (vanaf 25 mei 2018)
• De Telecommunicatiewet (inzake e-mailverkeer)

Kan ik zien welke gegevens Q-Vend van mij heeft vastgelegd?

Jazeker, je kunt een overzicht opvragen bij Q-Vend. Ook kun je een verzoek tot wijziging indienen of ons verzoeken je gegevens geheel te verwijderen.

Wanneer je een vraag of een klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens door Q-Vend, neem dan contact op met de afdeling Marketing & Communicatie.

Wanneer wijzigen wij dit Privacy Statement?

Dit Statement wordt telkens geactualiseerd. Bijvoorbeeld wanneer de wijze van verwerking wijzigt of wanneer de wet andere eisen stelt. Een voorbeeld hiervan is de invoer van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018. Deze volgt vanaf die datum de huidige Wbp op. De AVG richtlijnen zijn inmiddels verwerkt. Middels een BLOG op deze website of een email nieuwsbrief, informeren wij je over nieuwe wijzigingen, zodra deze zich aandienen.